Le funzioni dell’Ufficio Archivio e Protocollo riguardano la ricezione delle pratiche dall'esterno, il protocollo, la movimentazione e la conservazione degli atti comunali, il loro riordino e la loro inventariazione.
Al cittadino o persona giuridica che deve presentare domande, istanze, documenti diretti all’ente.
A tutti i cittadini che necessitano di consultare e ottenere il rilascio, su richiesta, di copie di atti e/o documenti conservati nell’archivio.
Descrizione
L’ufficio Archivio e Protocollo svolge tutte le operazioni inerenti il protocollo e l’archiviazione dei documenti del Comune di Gorgonzola.
Tutta la corrispondenza diretta all’Ente passa tramite questo ufficio per essere protocollata, classificata, inserita in fascicoli, assegnata ai Settori di competenza.
Svolge il duplice ruolo di funzione giuridica, attestando l’esistenza di un determinato documento dal quale discendono diritti e doveri nei confronti dell’Amministrazione e di terzi, e di gestione dei flussi documentali in entrata ed uscita da e verso l’Ente.
Tra i compiti dell’Ufficio Protocollo occorre considerare:
Assegnazione e smistamento ai vari uffici del Comune di documenti in entrata o interni, ai fini di un corretto svolgimento delle attività amministrative.
Lavorazione e gestione contabile della corrispondenza cartacea in uscita prodotta dagli Uffici Interni e destinata a terzi.
Il registro di protocollo è un atto pubblico di fede privilegiata fino a querela di falso, ed è parte costitutiva della giuridicità di un atto.
Come fare
Le modalità previste per la presentazione di istanze sono:
casella di Posta Elettronica Certificata (P.E.C.) dell’Ente ossia: comune.gorgonzola@cert.legalmail.it
direttamente allo Sportello Polifunzionale ubicato al piano terra della sede comunale (Ingresso Piazzetta C. Ripamonti) ESCLUSIVAMENTE negli orari di apertura al pubblico.
In seguito l'ufficio protocollo provvede alla registrazione in ordine cronologico di tutti gli atti di corrispondenza in entrata ed indirizzati al Comune di Gorgonzola, che possono pervenire all’ufficio in formato cartaceo, P.E.C. e Posta Elettronica standard.
La registrazione consiste nell'attribuzione all'originale del documento, in forma permanente non modificabile, di un numero progressivo con relativa data di protocollazione e rispettiva classificazione, individuando ciascun atto in modo inequivocabile e assegnandolo agli uffici competenti.
Cosa serve
Istanza da presentare chiara e leggibile.
Cosa si ottiene
Risposta alle istanze o richieste presentate, nei tempi previsti dalla legge 241/1990 e s.m.i.
Tempi e scadenze
I tempi di evasione delle richieste presentate all'ufficio protocollo, indipendentemente dalla modalità con cui sono state presentate, sono quelli previsti dai singoli uffici di competenza secondo i regolamenti comunali vigenti specifici per tipologia di procedimento.
